Quiero crear un empleado y contrato

Para hacerlo acompañado de imágenes: abre Preparar un trabajador, paso a paso. Incluye las pestañas reales, los campos del caso Ana/Luis, comprobaciones y quién debe intervenir. Esta página conserva la referencia funcional y sus límites.

Formulario actual observado — continuación del 13/09/2026

Ya se abrió Employees → New → Work / Personal / Payroll en 067ec7a2, Development 37956195, sesión User/YourCompany. El tutorial de Ana y Luis incorpora ocho capturas reales, campos obligatorios y clics. Se inspeccionó una ficha vacía y se descartó sin guardar: no acredita alta, salario persistido, aptitud del período ni permisos BPS mensuales. La nota de abajo conserva el límite de la sesión anterior de Operador UAT.

Ruta y roles revalidados — 2026-09-13

BPSPayrollE 067ec7a2, Development 37956195: existe Nómina BPS → Empleados. Con Operador UAT la entrada informa que falta Recursos Humanos; no se alcanzó el alta ni se verificó el formulario actual. Para datos protegidos de la versión contractual, la guía de instalación exige Responsable de RR. HH. y Contactos para la cuenta bancaria. Las capturas de 4073760e siguientes son historia. No demuestran la aptitud ni el cálculo del nuevo ejemplo. Ver Mi primera nómina.

Ficha de verificación

BPSNOMINA 1.0 · Verificada el 2026-08-17 · Código 4073760e (dev-fase3 de xdiegob/PayrollBPS) · Entorno: instancia limpia local sobre ese commit, sin datos de demostración · Rol: Operador de nómina + Officer de RR. HH. · Datos sintéticos · Recorrido comprobado: se dieron de alta seis trabajadores y los seis quedaron aptos · Estado externo: no aplica.

Preparación vigente por responsabilidades

Contraste de código: BPSPayrollE 067ec7a21cf049451cd349ae473e872883f98e77. No se creó ni completó el trabajador del nuevo ejemplo. La denegación observada al operador no autoriza a concederle RR. HH.

Responsable	Trabajo que debe completar	Comprobación antes de entregar al operador
Administrador BPS autorizado	Compañía, catálogos vigentes y decisión sobre Exigir alta completa del contrato	Fuente, vigencia y compañía; no activar un régimen para sortear un faltante
RR. HH. autorizado	Identidad, administradoras, lugar de trabajo y versión contractual: fecha, tipo, salario, calendario, riesgo y régimen del período	Datos del trabajador y contrato completos; acceso protegido según los grupos reales de Odoo
Responsable con acceso a Contactos	Cuenta bancaria y titularidad, cuando su permiso lo permita	Cuenta del trabajador y compañía correctas; no usar una cuenta ajena para obtener aptitud
Operador de nómina	Recibir la preparación, revisar aptitud y operar el mes	Versión vigente del período, no solo la actual; faltantes resueltos en el origen
Revisor autorizado	Contrastar datos y trazas sin cambiar el historial	No asumir que Auditor BPS dispone de todos los datos privados de RR. HH.

Sesión que falta: el PO debe autenticar privadamente a RR. HH. con capacidad real para editar la versión contractual en Development 37956195. Administrador BPS por sí solo no sustituye ese permiso. Para emitir el certificado laboral, el servicio exige específicamente Responsable de nómina de Odoo (hr_payroll.group_hr_payroll_manager); no basta inferirlo del nombre “RR. HH.”.

Completar y revisar la versión contractual

1. RR. HH. busca primero el trabajador para evitar duplicados. Entra por Nómina BPS → Empleados o por el formulario estándar de Empleados, según su acceso; conserva la denegación si falta la capacidad, sin ampliar permisos.
2. Comprueba compañía, identidad y datos de aptitud. En la versión del período registra tipo laboral, inicio, salario, calendario con horas positivas y lugar de trabajo. Guarda con soporte; una nueva versión posterior no debe reemplazar silenciosamente la del mes que se documenta.
3. Si la compañía exige alta completa, el producto valida esos mínimos al declarar el contrato laboral, también al cambiar después el tipo de empleado. No desactives el ajuste para guardar un contrato incompleto.
4. Revisa modalidad salarial y régimen. El mínimo proporcional usa SMMLV y jornada fuenteados y vigentes. Salario integral y aprendizaje tienen condiciones propias: no se recupera un bloqueo cambiando la modalidad. Si faltan parámetros para un período actual/futuro, solicita al administrador el catálogo respaldado; que un período histórico quede fuera del horizonte de validación no significa aprobación del salario.
5. Para DSNE, comprueba las clasificaciones DIAN y su correspondencia documentada. Tipo/subtipo PILA, tipo de trabajador DIAN y tipo contractual colombiano no son intercambiables. Un código sin equivalencia permanece pendiente; no escoger uno “parecido”.
6. Si corresponde, RR. HH. revisa el Centro de costo de la versión. El mapeo contable explícito por concepto tiene precedencia en el asiento. Consulta el límite de retiro posterior del centro en Banco y contabilidad.
7. El operador vuelve a comprobar el gate del período. Si aparece un faltante contractual o privado, devuelve la preparación a RR. HH.; no lo corrige mediante un usuario con más permisos prestado.

Certificado laboral y clasificación contable

El certificado laboral local toma empleador, fechas, cargo, modalidad y salario de la fuente protegida. Un dato ausente o salario no positivo bloquea; conserva la lista de faltantes y pide su corrección a RR. HH. No se verificó la acción de impresión ni se generó un certificado en esta entrega. No confundirlo con el comprobante de pago ni con F220.

La ficha también permite consultar categoría, fuente y estado NIC19 de cesantías. La configuración se revisa en Conceptos → Categorías NIC19 / Cesantías — clasificación NIC19: régimen, categoría, vigencias y fuente. Administrador configura; operador/auditor consultan según acceso. Es clasificación contable, no medición actuarial ni una decisión automática sobre prestaciones.

Evidencia operativa todavía necesaria: entrada autorizada, versión y datos sintéticos, guardado, gate del mes, faltante y recuperación; además, impresión del certificado si se autoriza ese recorrido. Fuentes del corte: mínimos contractuales, certificado laboral, clasificación NIC19.

Referencia visual histórica del formulario

El detalle y las imágenes siguientes corresponden a 4073760e. Sirven para localizar los conceptos; la distribución exacta, cantidad de campos y resultado positivo deben volver a capturarse en S. Prevalecen las responsabilidades y condiciones vigentes anteriores.

Qué vas a lograr

Dar de alta a una persona con los datos colombianos que la nómina BPS exige, y saber de antemano si quedará apta para liquidar.

Para qué sirve

Un empleado sin los datos colombianos completos aparece en las listas pero no liquida. Esta guía evita descubrirlo al final del mes.

Qué no hace

Crear el registro no certifica la validez jurídica del contrato, no reemplaza la custodia documental ni la autorización de RR. HH.

Antes de empezar

Necesita	Formato o criterio	Por qué
Rol Operador de nómina o superior	Ver Roles y seguridad	Sin rol BPS no ves los campos colombianos.
Compañía colombiana activa	La del empleador real	Evita cruces de datos entre clientes.
Administradoras dadas de alta	EPS, ARL, AFP, cesantías y caja de compensación	Son campos del empleado; si no existen, no puedes completarlo.
Autorización de tratamiento de datos	Con su soporte documental	Es un campo del formulario, no un trámite aparte.
Tipo de documento	Catálogo con código DIAN	Alimenta la nómina electrónica.

Ruta exacta

Ruta histórica; entrada actual distinta

En 4073760e, Nómina BPS → Empleados y contratos contenía Empleados no aptos. En el corte 067ec7a2 existe Nómina BPS → Empleados, con comprobación de permisos. La prueba actual se detuvo en esa comprobación; falta verificar el alta con el rol habilitado.

El alta se hace en la aplicación estándar de Odoo:

Lanzador → Empleados → Empleados → Nuevo

Nómina BPS extiende ese formulario: sus campos colombianos aparecen dentro de la ficha del empleado, no en una pantalla propia. Esto es el comportamiento fusionado, no un rodeo.

Instancia limpia local sobre el commit 4073760e, 1280 px, rol Operador de nómina con rol de RR. HH., datos sintéticos. Es el formulario estándar de Odoo: no hay una pantalla propia de Nómina BPS para dar de alta. La compañía es la colombiana de demostración y la dirección de trabajo es la sede registrada. La imagen no demuestra que el trabajador esté apto: eso se ve más abajo, en la pestaña Personal.

Dónde están realmente los campos colombianos

Pestaña Personal, no una pestaña propia

Nómina BPS no añade una pestaña. Sus campos se insertan dentro de la pestaña Personal del formulario estándar, por debajo de los datos personales de Odoo. Son 19 campos visibles allí. Si busca una pestaña llamada «Nómina BPS», no existe y no va a aparecer.

Misma instancia, commit y rol. La pestaña Personal empieza con los campos estándar de Odoo (contacto privado, información personal, cuentas bancarias); los campos colombianos están más abajo en la misma pestaña. Obsérvese que la cuenta bancaria, que sí cuenta para la aptitud, es un campo estándar de Odoo y vive aquí arriba.

Un atajo que existe, pero que no es la ruta

Como la lista Empleados no aptos se apoya en el modelo de empleado, pulsar Nuevo allí también abre una ficha en blanco. Funciona, pero el registro recién creado no pertenece a esa lista, así que desaparece de la vista al guardar. Es menos confuso entrar por Empleados.

Datos a ingresar

Los campos que Nómina BPS añade al formulario estándar del empleado.

Grupo «Nómina BPS Colombia»

Campo	Obligatoriedad	Ejemplo sintético	Efecto
Tipo de documento	Requerido para aptitud	Cédula de ciudadanía	Determina el código DIAN, que se muestra en solo lectura.
Primer nombre / Segundo nombre	Primer nombre requerido	Ana / María	Alimentan el nombre estructurado.
Primer apellido / Segundo apellido	Primer apellido requerido	Rojas / Peña	Alimentan el nombre estructurado.
Nombre DSNE	Calculado, solo lectura	—	Nombre normalizado para nómina electrónica.
EPS	Requerida para aptitud, y activa	Administradora de salud	Base de aportes de salud.
AFP	Requerida para aptitud, y activa	Fondo de pensiones	Base de aportes de pensión.
Cesantías	Requerido para aptitud, y activo	Fondo de cesantías	Destino de la prestación.
Caja de compensación	Requerida para aptitud, y activa	CCF	Base de parafiscales.
ARL	No cuenta para la aptitud del empleado	Administradora de riesgos	Lo que sí exige el gate es la Clase de riesgo ARL, y vive en la versión de contrato, no aquí.
Autorización de tratamiento	Requerida	Marcada	Habilita el tratamiento de datos personales.
Origen de la autorización	Requerido si la anterior está marcada	Documento firmado	Trazabilidad del consentimiento.
Soporte de la autorización	Adjunto	PDF	Evidencia del consentimiento.
Declarante y fecha	Calculados, solo lectura	—	Quedan registrados automáticamente.

Campos de resultado (solo lectura)

Son dos aptitudes distintas, y confundirlas hace perder tiempo.

Campo en pantalla	Qué te dice
Apto para nómina BPS	Si la ficha de esta persona está completa. Solo mira los datos del empleado.
Faltantes nómina BPS	La lista concreta de lo que falta en la ficha. Es tu lista de tareas.
Apto para nómina (gate)	El semáforo final. Suma la ficha, el contrato y el período. Si está en falso, el empleado no liquidará.
Motivos de no aptitud	La explicación legible del gate final.

Las condiciones exactas del gate

Verificadas en el código, no deducidas. El gate reúne todos los faltantes de una vez: no se detiene en el primero.

De la ficha del empleado (11): tipo de documento Colombia · número de documento · primer nombre · primer apellido · lugar de trabajo · EPS · AFP · fondo de cesantías · CCF · cuenta bancaria de pago · autorización de tratamiento de datos.

Del contrato (2): contrato o versión vigente con fecha de inicio · clase de riesgo ARL.

Tres faltantes que sorprenden

Lugar de trabajo y cuenta bancaria de pago no están en el grupo colombiano, sino en la ficha estándar del empleado, y aun así bloquean. Y una administradora inactiva cuenta como faltante: el motivo aparecerá como «EPS activa», no como «EPS».

El gate se evalúa contra el período, no contra hoy

Cuando se liquida, el gate toma la versión de contrato vigente a la fecha de ese período, no la versión actual. Por eso un empleado puede estar apto hoy y no estarlo para un período anterior, sin que nadie haya cambiado nada.

Tipo y subtipo de cotizante: informativo, no bloquea

Verás un pendiente sobre el tipo/subtipo de cotizante para PILA. Hoy no impide liquidar: el producto lo declara como capacidad aún no activada, y lo reporta como pendiente en lugar de bloquear. Que existan menús de Tipos de cotizante en PILA no significa que esa verificación ya esté enlazada al gate.

Grupos de contrato

El contrato colombiano también vive en la ficha del empleado, en tres grupos:

Grupo	Campos principales
Tipo y duración del contrato	Tipo de contrato, tipo efectivo (calculado), modalidad de salario, régimen del empleador, referencia de obra, labor distinta al giro, soportes escritos, aviso del contrato. Para aprendices: modalidad, fase, año dual, fecha de fase, apoyo mínimo (calculado), jornada y funciones, alerta de desnaturalización y su decisión motivada.
Modalidad de trabajo	Modalidad, subtipo de teletrabajo, lugares de prestación, soportes.
Instrumentos colectivos	Instrumentos aplicables, alerta, exclusión y su motivo.

Pasos

1. Abre Empleados → Empleados y busca primero: evita duplicar a una persona.
2. Pulsa Nuevo y completa los datos laborales estándar (nombre, cargo, departamento, compañía).
3. Comprueba que la ficha estándar tenga lugar de trabajo y cuenta bancaria de pago: bloquean, y es fácil pasarlos por alto.
4. Baja al grupo Nómina BPS Colombia y completa documento, número de documento, nombres y las cuatro administradoras que cuentan para la aptitud (EPS, AFP, cesantías y CCF).
5. Marca la autorización de tratamiento y adjunta su soporte.
6. Completa los grupos de contrato que apliquen, incluida la clase de riesgo ARL.
7. Guarda y revisa «Apto para nómina (gate)»; si sigue en falso, lee «Motivos de no aptitud».

Resultado esperado

El empleado queda guardado con Apto para nómina = verdadero y Motivos de no aptitud vacío. Si no es así, el propio formulario te dice qué falta.

Instancia limpia local, commit 4073760e, rol Operador de nómina con rol de RR. HH., datos sintéticos. Se observan las dos aptitudes en verdadero en ese registro histórico. La imagen demuestra el estado mostrado entonces; no demuestra liquidación ejecutada, cálculo correcto ni aptitud del nuevo ejemplo en S.

Cómo comprobarlo independientemente

Abre Nómina BPS → Empleados y contratos → Empleados no aptos. Es una lista filtrada por Apto para nómina = falso, con la columna Motivos de no aptitud. Tu empleado no debe aparecer ahí.

Misma instancia y commit. Los seis trabajadores sintéticos han desaparecido de la lista porque quedaron aptos; permanece el usuario administrador de la instalación, que nunca se configuró como trabajador colombiano y por eso enumera los trece motivos completos. Sirve como ejemplo de la lista de tareas que produce el gate.

También puedes usar los filtros Aptos para nómina BPS / No aptos para nómina BPS en la búsqueda de la lista de empleados.

Evidencia que debe conservarse

El soporte de la autorización de tratamiento queda adjunto al empleado, con declarante y fecha registrados automáticamente. Los soportes escritos del contrato quedan en sus campos de adjuntos, no en un chat ni en un campo de texto libre.

Errores y recuperación

Lo que ves	Causa probable	Qué revisar	Cómo recuperarte	Escalar a
El grupo «Nómina BPS Colombia» no aparece	Sin rol BPS	Tu usuario	Solicita rol Operador de nómina	Administrador de Nómina
«Apto para nómina» sigue en falso	Falta un dato obligatorio	El campo Faltantes para nómina y Motivos de no aptitud	Completa exactamente lo que enumeran; no adivines	Operador de nómina
No encuentras la EPS/ARL/AFP	La administradora no está creada	Nómina BPS → Configuración → Catálogos	Pide el alta de la administradora	Administrador de Nómina
El empleado no aparece en la lista	Compañía activa distinta	Selector de compañía	Cambia a la compañía del empleado	Administrador de Nómina
Aparece una alerta de desnaturalización (aprendiz)	Jornada o funciones propias de un trabajador	Los campos de aprendiz	Registra una decisión motivada; es una decisión humana, no automática	Jurídico laboral BPS

Cobertura funcional y límites

La aplicación organiza el dato laboral y verifica su completitud para nómina. No certifica la validez legal del contrato ni emite un dictamen jurídico. Las alertas de aprendiz e instrumentos colectivos exigen decisión humana trazable.

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